“¿Cómo es posible que en 2025 necesitemos imprimir avisos de cobro en papel y perseguir a los vecinos por WhatsApp?”
Esta fue la frase que me lanzó el administrador de un condominio en Cuernavaca la semana pasada.
Y no es el único al que le pasa esto.
En Pagoralia oímos esta cuestión una y otra vez: juntas de vecinos eternas, pagos perdidos, acumulación de deudas, expolios constantes de Excel mal archivados.
Administrar un condominio en México no solo es hacer tareas de mantenimiento. Es un encadenamiento legal, tecnológico y social.
Y en el medio de todo ello está el flujo de cobros y pagos. Si no funciona como un verdadero reloj suizo, el resto tambaleará.
❗ ¿Qué está fallando hoy en la cobranza de condominios?
Datos que alarman:
- Solamente 3 de cada 10 administradores hacen uso de plataformas digitales.
- Un 60% de los residentes ni siquiera conocen el reglamento de su edificio.
- Los condominios sin digitalización soportan más fraudes, defectos y conflictos entre vecinos.
Y lo que es más grave: muchas administraciones están atrapadas en ciclos de deuda porque no consiguen cobrar a tiempo y con claridad.
Aquí se produce el cambio de paradigma: la automatización de los cobros.
🧾 ¿A qué nos referimos cuando decimos “Pagos y Cobros Automáticos”?
No hablamos únicamente de incluir una cuenta bancaria en el aviso.
Nos referimos a integrar tecnología que:
- 📩 Envía recordatorios automáticos por WhatsApp, correo electrónico o SMS.
- 💳 Permite el pago en línea con tarjeta, SPEI, Oxxo, etc.
- 📚 Registra automáticamente los pagos realizados en el sistema administrativo.
- ⚠️ Aplica automáticamente recargos por mora.
- 📊 Realiza conciliación bancaria automática con formularios listos para la auditoría.
💬 “Con la cobranza automática, logramos que los ingresos ordinarios se cobren 7 días antes del vencimiento promedio. Estimamos que antes, alcanzábamos el 80% de la recaudación, pero eso nos llevaba semanas.”
— Administrador en Querétaro, cliente de Pagoralia
🧱 Los pilares para una administración financiera sin fricciones
🔌 Digitaliza antes de que el caos te alcance
Tan solo el 30% de los condominios usa tecnología, aunque en estos los conflictos disminuyen, la transparencia y la convivencia crecen.
🛠️ Plataformas recomendadas:
- ComunidadFeliz – Finanzas, biblioteca digital, incidencias
- Neivor – Control de accesos, finanzas en tiempo real
- CondoVive – Multi-condominios, app móvil, reportes centralizados
⚙️ Automatiza la cobranza con reglas claras
📌 Tipos de cuotas:
- Ordinarias: mantenimiento, seguridad, administración
- Extraordinarias: reparaciones, emergencias, obras mayores
📈 Buenas prácticas:
- Elige días fijos para la cobranza
- Informa con antelación y claridad
- Usa pasarelas de pago que se integran a tu sistema
- Impone sanciones de forma automática, sin prejuicios
⚖️ ¿Y qué establece la norma?
El artículo 12 bis de la Ley de Propiedad en Propiedad Horizontal indica que el propietario tiene la obligación legal de pagar el importe de todas las cuotas aprobadas por la asamblea.
Si no lo hace, se puede ejecutar una pena, intereses o incluso demandas civiles.
📌 Obligaciones principales del administrador:
- Cobrar y comunicar los pagos
- Ejecutar los acuerdos alcanzados en la asamblea
- Tener los libros extraídos al día
💡 El verdadero ROI: paz con los vecinos y tiempo para sí mismo
En Pagoralia hemos visto cómo la automatización de los cobros no sólo incide en la ejecución de la cobranza.
Afecta directamente la vida en comunidad:
- Menos problemas con los morosos
- Mayor confianza en cómo se gestiona el condominio
- Más tiempo para atender temas de operativa y convivencia
🧠 Caso práctico: De la hoja de cálculo al panel en tiempo real
Un condominio de 48 departamentos en la CDMX cambió de un sistema manual a uno automatizado con Pagoralia.
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Tasa de cobros puntuales | 62% | 91% |
| Tiempo dedicado a cobros / mes | 28 horas | 6 horas |
| Morosos con más de 90 días | 9 | 1 |
👉 Todo en menos de 3 meses, sin contratar más personal.
✅ Recomendaciones prácticas para el 2025
- Digitaliza tu administración. Ya no es un lujo sino una cuestión de supervivencia.
- Integra una pasarela de cobro automatizada. (Pagoralia te ayuda con eso).
- Publica reportes periódicos al resto de propietarios. La transparencia reduce conflictos.
- No limites tus métodos de pago: tarjeta, tiendas de conveniencia, transferencias.
- Capacita a tu comité. Hay herramientas que no son tan fáciles de usar.
🟢 BONUS: Cuadro para tu asamblea
| Tema | Pregunta clave | Siguiente paso / recomendación |
|---|---|---|
| Digitalización | ¿Usamos software de gestión o Excel? | Cotizar plataformas como Pagoralia, Neivor… |
| Cobranza | ¿Cuántos pagos llegan a tiempo? | Integrar recordatorios automáticos y cobros online |
| Legalidad | ¿Conocemos la ley vigente? | Descargar la ley y repasar con el comité |
| Comunidad | ¿Qué tanto participa la gente? | Abrir foros, encuestas, asambleas híbridas |
🏁 Conclusión: Si no te automatizas, lo pagarás mañana
La administración de condominios en México está cambiando. Y rápido.
Los que aún siguen con el método manual están a un error de caer en desorden financiero o conflicto legal.
La buena noticia: nunca fue tan fácil automatizar.
Con herramientas como Pagoralia puedes digitalizar tu cobranza sin cambiar todo tu sistema. Solo agregas eficiencia, visibilidad y tranquilidad.
🛎️ ¿Te dedicas a ser administrador o formas parte del comité de tu condominio?
Agéndate una llamada con nosotros en Pagoralia.com y te mostramos cómo reducir morosidad, ahorrar tiempo y mejorar la convivencia, todo desde una sola plataforma.